Νομίζετε ότι δεν υπάρχει τίποτε που να μπορείτε να κάνετε, έτσι ώστε να σταματήσετε τη Google από το να διαβάζει το Gmail σας, ή ότι ένας «ισχυρός κωδικός ασφαλείας» (strong password) είναι αρκετός για να… εξασφαλίσετε το λογαριασμό σας; Σκεφτείτε ξανά… Μπορεί όλοι να έχουμε πλέον από τουλάχιστον ένα λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, όμως αυτό δε σημαίνει ότι γνωρίζουμε και όλα τα… μυστικά του: πώς να ελέγχουμε τα εισερχόμενα μηνύματα, πώς να οργανώσουμε το λογαριασμό μας και να ταξινομήσουμε τα emails μας κ.ά. Φαίνεται όμως, σύμφωνα με τη Rachel Z. Arndt που γράφει στο popularmechanics.com, ότι η πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετική. Δείτε παρακάτω μερικούς από τους πιο γνωστούς «μύθους» γύρω από το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο και τα καλύτερα εργαλεία που μπορεί να χρησιμοποιήσει κανείς, προκειμένου να κάνει το λογαριασμό του αποτελεσματικό και… ασφαλή:
Μύθος: Ο καλύτερος τρόπος για να διαχειριστεί κανείς ένα υπερφορτωμένο λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είναι να «καθαρίσει» όλες τις κοινοποιήσεις στα εισερχόμενά του.
Πραγματικότητα: Οι φάκελοι, οι ετικέτες και τα φίλτρα είναι καλύτερα εργαλεία οργάνωσης.
Το αίσθημα που νιώθει κάποιος όταν έρχεται η στιγμή που βλέπει την επισήμανση «inbox: 0» είναι… μεγαλειώδες. Όσοι από εσάς εργάζεστε σε κάποιον τομέα που απαιτεί τη… αδιάκοπη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, είμαστε σίγουροι ότι καταλαβαίνετε ακριβώς τι εννούμε. Βέβαια, μερικές πολλές μπορεί να αποδειχθεί μεγαλύτερος… μπελάς. Μια συμβιβαστική λύση: ένα inbox που θα μπορεί να κρατά τα μηνύματα που χρειάζεστε, αλλά με τέτοιο τρόπο, ώστε να είναι εύκολη η αναζήτησή τους, σε διαφορετικούς φακέλους και ετικέτες. Με άλλα λόγια: οργάνωση. Αντί να κρατάτε όλα τα emails σας στο inbox, μπορείτε να εισάγετε φίλτρα (π.χ. το όνομα του αποστολέα/παραλήπτη, κάποιες λέξεις κλειδιά) προκειμένου να τα ταξινομήσετε ανάλογα. Το Gmail, το Outlook, και η Yahoo σας επιτρέπουν να εισάγετε κανόνες και φίλτρα, ή απλά να δέχεστε τα μηνύματά σας στο φάκελο των εισερχομένων.
Μύθος: Το να δημιουργείτε λογαριασμούς με ψευδώνυμα δεν αξίζει τον κόπο.
Πραγματικότητα: Μπορεί να κάνουν τη ζωή σας ευκολότερη.
Η δημιουργία λογαριασμών με ψευδώνυμο, που συνδέονται με τον κεντρικό σας λογαριασμό μπορεί να σας φανούν εξαιρετικά χρήσιμοι σε ό,τι αφορά την οργάνωση των εισερχόμενων μηνυμάτων σας. Μπορείτε να τους φτιάξετε με τις εξής δύο μορφές: εντελώς διαφορετικά usernames, ή διευθύνσεις email με διάφορα διαχωριστικά σημάδια ανάμεσα στο όνομα και την ετικέτα (δεν επιτρέπουν όλες οι υπηρεσίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και τις δύο υπηρεσίες).
Μύθος: Η χρήση ενός «δυνατού» κωδικού ασφαλείας διασφαλίζει το λογαριασμό σας.
Πραγματικότητα: Ένα «δυνατό» password είναι μόνο η αρχή.
Χρησιμοποιείστε και άλλες υπηρεσίες που σας παρέχονται ήδη από το σύστημα. Ενεργοποιήστε την επαλήθευση δύο βημάτων. Με αυτήν την εντολή θα εισάγετε ένα δεύτερο στοιχείο στο password σας, συνήθως ένα κωδικό που αποστέλεται στο κινητό σας τηλέφωνο. Κάθε φορά που θα προσπαθείτε να μπείτε μέσα στο λογαριασμό σας, θα πρέπει να αναζητάτε στο κινητό σας τηλέφωνο για το «δεύτερο κλειδί», που είτε θα σας έρχεται με τη μορφή μηνύματος, ή θα το αναζητάτε μέσω κάποιας εφαρμογής. Μπορεί να είναι ένας έξτρα… κόπος, όμως αξίζει. Μπορείτε ακόμη να το ρυθμίσετε έτσι ώστε να «εμπιστεύεστε» έναν συγκεκριμένο υπολογιστή: το σύστημα θα απαιτεί τη χορήγηση ενός μόνο κωδικού ασφαλείας αν εισέρχεστε από το συγκεκριμένο μηχάνημα. Επιπλέον, οι κωδικοί πρόσβασης για συγκεκριμένες εφαρμογές (σειρές γραμμάτων και αριθμών που δημιουργούνται τυχαία από την ίδια την υπηρεσία) σας επιτρέπουν να διασφαλίσετε εφαρμογές τρίτων κατασκευαστών που λειτουργούν έξω από ένα πρόγραμμα περιήγησης, συνήθως σε μια διαφορετική συσκευή, οι οποίες δεν είναι συμβατές με την επαλήθευση σε δύο βήματα –όπως τα Apple Mail, Android Mail και Outlook. Στη συνέχεια, μέσα στα Settings μπορείτε να διαχειριστείτε τις εφαρμογές που έχετε συνδέσει με το λογαριασμό σας. Έτσι, αν χάσετε το κινητό σας τηλέφωνο, ή αν σταματήσετε να χρησιμοποιείτε μια εφαρμογή μπορείτε απλά να ακυρώσετε την πρόσβαση σε αυτή.
Μύθος: Μπορείτε να διαχειριστείτε το email σας μόνο σε πραγματικό χρόνο, όταν είστε μπροστά από τον υπολογιστή σας ή μέσω μιας κινητής συσκευής.
Πραγματικότητα: Με τη χρήση add-ons μπορείτε να διαχειριστείτε σε διαφορετική χρονική στιγμή το λογαριασμό σας.
Μπορεί κανείς να ρυθμίσει έτσι το λογαριασμό του, ώστε να λαμβάνει μηνύματα μόνο όταν μπορεί να ασχοληθεί με αυτά. Φυσικά, αυτό δε σημαίνει ότι θα αρχίσετε να ενημερώνετε τους πάντες ότι δέχεστε αλληλογραφία συγκεκριμένες ώρες, αλλά μπορείτε να «κρύψετε» κάποια μηνύματα και να τα κάνετε να «επανεμφανιστούν» όποτε εσείς θέλετε. Η εντολή «Inbox Pause» (διαθέσιμη μόνο στο Gmail) κρύβει την αλληλογραφία σας, μέχρι εσείς να επιλέξετε να ξαναδείτε τα μηνύματά σας.
Μύθος: Αν η Google θέλει να διαβάζει την αλληλογραφία σας στο Gmail, δε μπορείτε να κάνετε τίποτε για να το σταματήσετε.
Πραγματικότητα: Με την κρυπτογράφηση (encryption) μπορείτε να μπλοκάρετε την υποκλοπή από… ξένους, συμπεριλαμβανομένου του παρόχου της υπηρεσίας.
Βασικές αρχές κρυπτογράφησης μέσω πρωτοκόλου HTTPS υπάρχουν στα Gmail, Outlook, και AOL και μπορούν να ενεργοποιηθούν και στο Yahoo mail. Όμως, σύμφωνα με τον Micah Lee που εργάζεται στο Electronic Frontier Foundation, «ο μόνος τρόπος για να διατηρήσετε πραγματικά ιδιωτικό το λογαριασμό σας από τους παρόχους της συγκεκριμένης υπηρεσίας είναι να χρησιμοποιήσετε OpenPGP email encryption. Με τις δωρεάν υπηρεσίες όπως Mailvelope (για τους λογαριασμούς Gmail, Yahoo και Outlook), κάθε παραλήπτης στον οποίο στέλνετε ένα κρυπτογραφημένο μήνυμα, θα πρέπει να εισάγει ένα συγκεκριμένο κωδικό για να το διαβάσει».
