Στη σύγχρονη εποχή, η ψηφιακή επικοινωνία έχει κυριαρχήσει και δεν είναι λίγες οι φορές, που λόγω πίεσης χρόνου, χρειάζεται να επικοινωνήσουμε με ανθρώπους σε επαγγελματικό επίπεδο αφήνοντας κάποιο μήνυμα σε τηλεφωνητή, προκειμένου να κανονίσουμε μια συνάντηση ή κάποιες λεπτομέρειες.
Ακολουθώντας τις παρακάτω συμβουλές, θα είστε σίγουροι ότι παρουσιάσατε σωστά τον εαυτό σας και τα επιχειρήματά σας, ακόμα και μέσω τηλεφωνητή.
1. Ελέγξτε τον περιβάλλοντα χώρο
Ήχοι στο background ενός μηνύματος σε τηλεφωνητή είναι αντιεπαγγελματικοί και αποσπούν την προσοχή. Ο θόρυβος που μπορεί να ακούγεται μπορεί να δώσει την εντύπωση σε αυτόν στον οποίο απευθύνεστε ότι δεν είστε προσεκτικός κι ότι δεν έχετε προηγουμένως ελέγξει το χώρο και το περιβάλλον για να μιλήσετε στο τηλέφωνο. Γι' αυτό το λόγο, σιγουρευτείτε πως όταν καλείτε κάποιον, βρίσκεστε σε ένα ήσυχο περιβάλλον, όπου ό,τι κι αν πείτε θα μπορεί να ακουστεί εύκολα και καθαρά.
2. Προετοιμάστε τα βασικά σημεία
Αν έχετε ένα χαρτί μπροστά σας στο οποίο έχετε γράψει τα βασικά σημεία των πραγμάτων που θέλετε να αναφέρετε στο ηχητικό σας μήνυμα, θα είστε πιο συγκεντρωμένοι κατά τη διάρκεια του τηλεφωνήματος και δεν θα ξεχάσετε τίποτα. Φροντίστε όμως να είστε σύντομοι και να έχετε γράψει μόνο τα απαραίτητα στοιχεία στο χαρτί, αυτά δηλαδή που θα δίνουν τις βασικές πληροφορίες του μηνύματός σας.
3. Αναφέρετε το όνομα και το τηλεφωνικό σας νούμερο
Συστηθείτε στην αρχή του τηλεφωνήματος, αναφέρετε το όνομά σας και αφιερώστε τον απαραίτητο χρόνο για να δώσετε όλα τα στοιχεία επικοινωνίας σας σωστά. Σιγουρευτείτε ότι μιλάτε καθαρά, δυνατά όταν αναφέρετε το όνομα και το τηλέφωνό σας, για να αποφύγετε ενδεχόμενα λάθη.
4. Αναφέρετε το σκοπό του τηλεφωνήματος
Εξηγήστε στο μήνυμά σας το σκοπό του τηλεφωνήματός σας αμέσως μετά την αναφορά του ονόματος και του τηλεφώνου σας, καθώς έτσι θα δώσετε στον παραλήπτη του μηνύματος να καταλάβει τι θέλετε να κάνει για εσάς, ενώ αν θέλετε κάτι συγκεκριμένο, να είστε σαφείς και να το αναφέρετε.
5. Μιλάτε με αυτοπεποίθηση και σεβασμό
Φροντίστε να μιλάτε με αυτοπεποίθηση στο μήνυμά σας, απευθυνόμενοι στον παραλήπτη, χρησιμοποιήστε την κατάλληλη γλώσσα και το ύφος που πρέπει και αποφύγετε εκφράσεις όπως "εε", "μμμ" κτλ.
6. Να είστε σύντομοι
Επειδή σε κανέναν δεν αρέσουν τα μακροσκελή μηνύματα, όταν θέλετε να αναφέρετε κάτι, να είστε σαφείς αλλά σύντομοι στο επιχείρημά σας, χωρίς να μακρηγορείτε.
7. Αναφέρετε σύντομα πάλι το σκοπό σας και τα στοιχεία επικοινωνίας
Ανακυκλώστε το κύριο σημείο του μηνύματος σας, καθώς και το σκοπό του τηλεφωνήματος και επαναλάβετε το όνομα και το τηλέφωνό σας. Αυτό θα βοηθήσει τον παραλήπτη να θυμηθεί το όνομα και το μήνυμα, χωρίς να χρειάζεται να ακούσει ξανά το ηχητικό μήνυμα για να σημειώσει κάπου τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
Συμπέρασμα
Ανεξάρτητα από το αν αφήνετε μήνυμα αναζητώντας δουλειά ή καταθέτοντας μια επιχειρηματική πρόταση, είναι σημαντικό να επιδείξετε επαγγελματισμό και σεβασμό. Αξιοποιώντας αυτές τις συμβουλές, θα έχετε στείλει ένα μήνυμα γεμάτο αυτοπεποίθηση, αφήνοντας τις καλύτερες εντυπώσεις.
