Σύσκεψη στο γραφείο. Πόσοι από εσάς εκεί έξω δεν τις έχετε αποδεχθεί ως ένα «αναγκαίο κακό» στον εργασιακό σας χώρο;
Οι κακές συσκέψεις «μαστίζουν» όλα τα είδη των επιχειρήσεων, από τις νεοσύστατες μέχρι τους μεγάλους επιχειρηματικούς ομίλους.
Όσοι όμως είχαν έστω και μία φορά την ευκαιρία να παρευρεθούν σε μια «καλή» σύσκεψη, γνωρίζουν πόσο εποικοδομητικές μπορεί να είναι.
«Είναι ο πιο αποτελεσματικός τρόπος για να παρουσιάζεις δεδομένα και απόψεις, να κάνεις διάλογο και να ανταλλάσεις επιχειρήματα για διάφορα ζητήματα και φυσικά, να λαμβάνεις αποφάσεις» γράφουν στο βιβλίο τους με τίτλο «HowGoogleWorks» ο πρώην διευθύνων σύμβουλος και νυν εκτελεστικός πρόεδρος της Google, EricSchmidt και ο ανώτερος αντιπρόεδρος προϊόντων της εταιρείας, Jonathan Rosenberg.
Ο Schmidt και η ομάδα του ανέπτυξαν μια σειρά από κατευθυντήριες γραμμές, έτσι ώστε ο άλλοτε «χαμένος χρόνος» για πολλούς να μετατραπεί σε… ευκαιρία για αποτελεσματική οργάνωση και τόνωση του ηθικού ανάμεσα στους εργαζόμενους μιας επιχείρησης.
Διαβάστε παρακάτω μερικούς από τους «χρυσούς κανόνες» που ακολουθεί η Google στις συσκέψεις με τα στελέχη της, όπως παρουσιάστηκαν μέσα από ένα σχετικό αφιέρωμα του Business Insider:
1.Κάθε σύσκεψη χρειάζεται από έναν αρχηγό.
«Μια σύσκεψη ανάμεσα σε δύο ομάδες ίσων συχνά δεν καταλήγει σε καλά αποτελέσματα, γιατί οδηγεί σε συμβιβασμούς και όχι στη λήψη των καλύτερων δυνατών αποφάσεων» γράφουν οι Schmidt και Rosenberg.
Οι συγγραφείς υποστηρίζουν ότι κάθε σύσκεψη πρέπει να έχει έναν ξεκάθαρο «ηγέτη», έτσι ώστε να γνωρίζουν όλοι ποιος έχει τον τελευταίο λόγο.
2. Η σύσκεψη χρειάζεται να έχει ένα ξεκάθαρο σκοπό και δομή.
Μια συνάντηση πουκρατά πολύ μεγαλύτερο χρονικό διάστημααπό ό, τιθα έπρεπε,πιθανόταταδε διαθέτειένα σαφώς καθορισμένοσκοπόκαι δομή. «Ο ηγέτης πρέπει να συγκαλεί τη σύσκεψη, να φροντίζει έτσι ώστε το περιεχόμενό της να είναι καλό, να θέτει τους στόχους, να καθορίζει τους συμμετέχοντες και να μοιράζει την ατζέντα των θεμάτων τουλάχιστον 24 ώρες νωρίτερα».
Στη συνέχεια, είναι υπεύθυνος για να συνοψίζει τις αποφάσεις και να στέλνει email σε όλους τους συμμετέχοντες, ή σε οποιονδήποτε άλλο μπορεί να αφορούν αυτές, μέσα στις επόμενες 48 ώρες.
3. Οι συσκέψεις που γίνονται για την ανταλλαγή πληροφοριών ή την πρόταση νέων ιδεών (το λεγόμενο «brainstorming») χρειάζονται επίσης έναν ηγέτη.
Δεν υπάρχει χρόνος για χάσιμο και ό,τι ισχύει στις δύο πρώτες περιπτώσεις, ισχύει και για τις συσκέψεις που κατά τ’ άλλα μοιάζουν ως πιο διασκεδαστικές διαδικασίες.
4. Κάνουμε συσκέψεις μόνο όταν είναι απαραίτητο.
«Κάθε σύσκεψη πρέπει να έχει ένα σκοπό, κι αν αυτός ο σκοπός δεν είναι ξεκάθαρος, τότε ίσως δε θα έπρεπε να συνεχιστεί» υποστηρίζουν ακόμη.
5. Δεν πρέπει να συμμετέχουν πάνω από οκτώ άτομα.
Όταν συμμετέχουν περισσότερα άτομα σε μια σύσκεψη, τότε υπάρχει το ενδεχόμενο να μειωθεί η ποιότητα της συζήτησης και να χαθεί πολύτιμος χρόνος. Οι «παρατηρητές» μπορούν να ενημερωθούν σε επόμενο στάδιο, για να επωφεληθούν από τις καινούριες πληροφορίες.
6. Ακολουθήστε αυστηρά τα χρονοδιαγράμματα.
Ξεκινήστε στην ώρα σας και τελειώστε την προγραμματισμένη ώρα, φροντίζοντας λίγο πριν από το τέλος να κάνετε μια σύνοψη όσων αποφασίστηκαν. Αν η σύσκεψη τραβήξει περισσότερο, φροντίστε να κάνετε κάποιο ενδιάμεσο διάλειμμα.
