Το σχέδιο επικοινωνίας θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τους στόχους της επικοινωνίας της επιχείρησής σας και να χρησιμοποιήσετε τα σωστά μέσα για την επίτευξή τους. Ο σωστός συγχρονισμός (timing) είναι η ουσία. Μπορείτε να προγραμματίσετε τις δραστηριότητες προώθησης της επιχείρησης σας, κατά τη διάρκεια μιας συγκεκριμένης χρονικής περιόδου ή/και κατά τη διάρκεια ενός ή περισσοτέρων σταδίων του έργου.
Τι πρέπει όμως να κάνετε για να προετοιμάσετε κατάλληλα το σχέδιο επικοινωνίας (Communication plan) της επιχείρησής σας;
1. Να καθορίστε τους στόχους
Θα πρέπει να ξεκινήσετε με τον καθορισμό των στόχων της επικοινωνιακής εκστρατείας. Στόχοι σας μπορεί να είναι:
• Να αυξήσετε τις πωλήσεις του προϊόντος / της επιτυχίας: θα μπορούσε να είναι ένα νέο "προϊόν" ή ένα υπάρχον βελτιωμένο "προϊόν" που θέλετε να προωθήσετε.
• Να γίνει ευρύτερα γνωστό.
• Να ανακοινώσετε / προωθήσετε μια συγκεκριμένη περίπτωση, πολιτικής ή πρωτοβουλίας που επιθυμείτε να υλοποιήσετε.
2. Να προσδιορίστε το κοινό σας (target group)
Κάθε στόχος θα πρέπει να καλύπτει τουλάχιστον ένα σχετικό κοινό (target group). Γνωρίζοντας καλά το κοινό σας εκ των προτέρων θα μπορέσετε να επιλέξετε τα κατάλληλα μηνύματα και τον καλύτερο τρόπο για την προσέγγιση τους.
3. Καθορισμός των πόρων
Θα πρέπει να προβλεφθούν οι αναγκαίοι πόροι:
• ανθρώπινοι πόροι / ώρα για την παροχή εργασίας
• υλικό / οικονομικοί πόροι
• τεχνολογική τεχνογνωσία και τα τεχνολογικά μέσα που διατίθενται.
4. Προσδιορισμός των βασικών μηνυμάτων
Βασικά μηνύματα είναι οι ιδέες που θέλετε το ακροατήριό σας να θυμάται από την καμπάνια επικοινωνίας σας. Τα μηνύματα αυτά πρέπει να επιλέγονται προσεκτικά και αυτά να συνάδουν με όλα τα υλικά επικοινωνίας και τις δραστηριότητές σας.
5. Καθορίστε τους διαύλους επικοινωνίας
Μπορείτε να επιλέξετε έναν ή περισσότερους τρόπους επικοινωνίας με σειρά προτεραιότητας.
Δύο είναι οι κύριοι τύποι της επικοινωνίας:
• Επικοινωνία χωρίς media: περιλαμβάνει telemarketing, εκθέσεις, events. ΑΛΛΑ, ένα ευρύ κοινό δεν μπορεί να επιτευχθεί μέσω της επικοινωνίας χωρίς ΜΜΕ.
• H πιο δυνατή επικοινωνία είναι η επικοινωνία με ΜΜΕ : με ηλεκτρονικά μέσα ενημέρωσης (τηλεόραση, ραδιόφωνο, βίντεο, Διαδίκτυο, CD-ROM, κ.λπ.), φυλλάδια, εφημερίδες, κλπ. Με τη χρήση των ΜΜΕ, μεγάλο κοινό μπορεί να επιτευχθεί σε σύντομο χρονικό διάστημα.
6. Προϋπολογισμός
Θα πρέπει να αξιολογήσετε τα απαραίτητα ποσά για να πραγματοποιήσετε το σχέδιό της επικοινωνίας σας και για το λόγο αυτό πρέπει από την αρχή να είστε σαφείς στην κατάρτιση του σχετικού προϋπολογισμού. Ένα επιπλέον 10% της τελικής εκτίμησης πρέπει να συμπεριλαμβάνεται ούτως ώστε να προλάβει απρόβλεπτες / απρογραμμάτιστες αλλαγές και εμπόδια στην ανάπτυξη (development) του σχεδίου επικοινωνίας.
7. Αξιολόγηση (εκτίμηση επιπτώσεων)
Κάθε δραστηριότητα της επικοινωνίας θα πρέπει να αξιολογηθεί για να διαπιστωθεί κατά πόσο συνέβαλε στην υλοποίηση των προκαθορισμένων στόχων.
Πληροφορίες μπορούν να συγκεντρωθούν από την παρακολούθηση των επισκέψεων στο Intranet ή Internet site, και τη λήψη μηνυμάτων με επαίνους ή παράπονα ή/και γενικότερα σχόλια των επισκεπτών του ιστότοπου σας. Πρέπει δηλαδή να είστε σε άμεση επαφή με το κοινό σας.
Χρύσα Τσιώτση
Νομικός, [email protected]
