Από τη στιγμή που θα πατήσετε το κουμπί «αποστολή», είναι δύσκολο να πάρετε πίσω όσα έχετε γράψει σε ένα email και δύσκολο να γνωρίζετε αν οι λέξεις που χρησιμοποιήσατε θα σάς κάνουν καλό ή θα σάς βλάψουν.
Η ηλεκτρονική αλληλογραφία είναι σαν να προσπαθεί να επικοινωνήσει κανείς μέσα από ένα ερμητικά κλειστό βάζο: το πρόσωπο στο οποίο απευθύνεται δε μπορεί να δει τη γλώσσα του σώματός του, να ακούσει τον τόνο της φωνής του και να γνωρίζει την ψυχική κατάσταση στην οποία βρίσκεται ο άλλος.
Για παράδειγμα, όπως γράφει σε άρθρο του ο Bruce Kasanoff, αν στείλετε email με κενό θέμα ή με ορθρογραφικά λάθη, το άτομο στο οποίο απευθύνεστε ενδέχεται να το εκλάβει ως απροσεξία δική σας και να θεωρήσει ότι δεν προσέχετε τις λεπτομέρειες.
Παρακάτω ο Kasanoff αναφέρει μερικά πράγματα που καλό θα ήταν να έχουν υπόψιν όσοι χρησιμοποιούν την ηλεκτρονική αλληλογραφία, προκειμένου να μη στέλνουν «λάθος» μηνύματα στον παραλήπτη τους.
1) Ποτέ μη στέλνετε κείμενα με άσχημο περιεχόμενο. Δεν έχει σημασία αν είστε έξω φρενών ή πόσο δίκιο έχετε. Ποτέ μη στέλνετε email όταν έχετε νεύρα και ποτέ μην εκφράζετε τα νεύρα σας αυτά στο κείμενο. Είναι σα να ρίχνετε λάδι στη φωτιά. Ή πάρτε τηλέφωνο ή περιμένετε μέχρι να μιλήσετε με το πρόσωπο που σάς ενδιαφέρει από κοντά. Πάρτε βαθιές ανάσες και σκεφτείτε πώς πρέπει να χειριστείτε την κατάσταση.
2) Μην ξεχνάτε να γράφετε κάτι σχετικό στο θέμα. Είναι καλύτερα να συνδέεται το email σας με κάποιο τίτλο στο «θέμα». Για παράδειγμα κάτι απλό σαν αυτό: «Σε συνέχεια της προηγούμενης συνομιλίας μας».
Αν δεν έχετε μιλήσει ξανά, μπορείτε να αναφέρετε κάποιες λέξεις κλειδιά, σχετικές με το περιεχόμενο του μηνύματος.
3) Να γνωρίζετε το ύφος του παραλήπτη σας. Όταν θέλετε να πείσετε κάποιον, είναι καλύτερα να τού μιλάτε στη «γλώσσα» του. Αναρωτηθείτε ποιο ύφος ταιριάζει καλύτερα στον παραλήπτη του μηνύματός σας και προσαρμόστε τη γραφή σας, χωρίς ωστόσο να ξεφεύγετε πάρα πολύ από το προσωπικό σας ύφος. Να είστε ειλικρινείς, κατανοητοί και περιεκτικοί.
4) Μην μπερδεύετε τον παραλήπτη σας λέγοντας πολλά. Όσα περισσότερα ζητάτε από τον άλλον, τόσο λιγότερα ενδεχομένως να πάρετε. Για παράδειγμα, ορισμένοι κάνουν το λάθος να φορτώνουν τα email τους με πολλές ιδέες και προτάσεις. Αυτό μπερδεύει τον παραλήπτη και ενδεχομένως τόν δυσκολεύει να πάρει μια απόφαση ως προς το τι να απαντήσει. Ειδικά όταν έρχεστε σε επαφή με κάποιον για πρώτη φορά.
5) Χρησιμοποιήστε λέξεις στη θέση της γλώσσας του σώματος. Επιλέξτε προσεκτικά λέξεις με τις οποίες θα δώσετε στον αναγνώστη του μηνύματός σας να καταλάβει την ψυχική σας κατάσταση.
Λέγοντας στην αρχή κάτι σαν «χαίρομαι πολύ που μού απαντήσατε» ή κάτι σχετικό, προδιαθέτετε τον άλλον ότι ακολουθούν θετικά πράγματα. Είναι σαν να του χαμογελούσατε αν θα τον βλέπατε από κοντά για πρώτη φορά σε κάποια αίθουσα.
Μην ξεχνάτε ακόμη να διπλοτσεκάρετε για ορθογραφικά λάθη, καθώς η απουσία αυτών δείχνει ψύχραιμη αντιμετώπιση και προσεχτική διαχείριση.
