Με τη χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής
Αποκλειστικά μέσω διαδικτύου και με ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα θα δίδονται από τις αρχές του 2017 όλα τα έγγραφα από τους φορείς του Δημοσίου προς τους πολίτες (π.χ. η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής). Ηλεκτρονικά θα πρέπει να γίνεται και ο χειρισμός εγγράφων εντός της κάθε υπηρεσίας (π.χ. η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών).
Όλες οι διαδικασίες αυτές θα πραγματοποιούνται μέσω Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας.
Τα παραπάνω προβλέπονται από το άρθρο 24 του νόμου για την κινητικότητα, το οποίο προβλέπει τη θέσπιση ηλεκτρονικής διαδικασίας έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και εγγράφων στο δημόσιο τομέα.
Σύμφωνα με το αιτιολογικό, η ρύθμιση κρίνεται αναγκαία για τρεις στόχους:
- Εξοικονόμηση κόστους και ανθρωποωρών εργασίας
- Διαφάνεια στη δημόσια διοίκηση και
- Δημόσια διοίκηση πιο φιλική προς το περιβάλλον.
Με την εφαρμογή της ρύθμισης θα επιτευχθεί, όπως επισημαινόταν στην αιτιολογική έκθεση που συνόδευε το νομοσχέδιο, μέγιστη δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατ. ευρώ κατά έτος σύμφωνα με τη σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ (2014). Μάλιστα, είναι σημαντική μια ακόμη επισήμανση: Αν και από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής, το Ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δισ. ευρώ εμμένοντας στη χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.
Σε όλο το Δημόσιο από το 2017
Η ισχύς της ρύθμισης αρχίζει για το σύνολο των υπουργείων από την 1η Ιουλίου 2017. Δίνεται όμως και μια διασταλτική δυνατότητα στο χρονοδιάγραμμα, καθώς ορίζεται ότι η έναρξη ισχύος δύναται να παραταθεί έως την 1η Ιουνίου 2017 με κοινή απόφαση του υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης, αρμόδιου για θέματα Διοικητικής Μεταρρύθμισης και του καθ’ ύλην αρμόδιου υπουργού.
