Πριν λίγο καιρό όσοι επιθυμούσαν να υποβάλλουν ένα αίτημα στο Υπουργείο Παιδείας δεν είχαν παρά να μεταβούν αυτοπροσώπως στο Μαρούσι όπου βρίσκεται το Υπουργείο και ο αρμόδιος υπάλληλος να πρωτοκολλήσει το έγγραφο με το αίτημα του εκάστοτε πολίτη. Πλέον δεν είναι απαραίτητο να χάσει κάποιος χρόνο άλλα και χρήματα, ειδικά αν είναι από περιοχή εκτός της Αθήνας, καθώς το διαδίκτυο μπορεί να αποδειχθεί πολύτιμος αρωγός.
Το Υπουργείο Παιδείας δέχεται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα κείμενα που αποστέλλουν για διάφορα θέματα, εκπαιδευτικοί, γονείς και μαθητές. Μάλιστα για το λόγο αυτό έχει προχωρήσει και σε σχετικές οδηγίες προς το γραφείο εισερχομένων το οποίο έχει ως αρμοδιότητα να παρακολουθεί την ηλεκτρονική αλληλογραφία που δέχεται σε ειδική διεύθυνση το Υπουργείο Παιδείας.
Όταν, λοιπόν, κάποιος πολίτης στέλνει μέσω email ένα έγγραφο το γραφείο εισερχομένων προχωρά στην πρωτοκόλλησή του με τη χρήση του Πληροφοριακού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων και Πρωτοκόλλου (ΠΣΗΔΕΠ). Η πρωτοκόλληση γίνεται την ίδια μέρα αν στάλθηκε εντός του ωραρίου εργασίας αλλιώς η πρωτοκόλληση πραγματοποιείται την επόμενη μέρα. Στο ΠΣΗΔΕΠ εισάγεται τόσο το διαβιβαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και τα επισυναπτόμενα αρχεία του. Στο ΠΣΗΔΕΠ εισάγεται τόσο το διαβιβαστικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όσο και τα επισυναπτόμενα αρχεία του.
Το γραφείο εισερχομένων με τη χρήση του ΠΣΗΔΕΠ εκτυπώνει τα εισερχόμενα έγγραφα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εκδίδει αυτοκόλλητη ετικέτα γραμμωτού κώδικα (barcode) την οποία επικολλά στην 1η σελίδα των εγγράφων (για όλες τις Διευθύνσεις που δεν λειτουργούν το ΠΣΗΔΕΠ).
Το γραφείο μετά την ολοκλήρωση της όλης διαδικασίας στέλνει στον αποστολέα αποδεικτικό πρωτοκόλλησης με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Αξίζει να σημειωθεί ότι οι πολίτες που στέλνουν έγγραφα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για να τα δεχθεί η αρμόδια υπηρεσία του Υπουργείου Παιδείας θα πρέπει αυτά να έχουν συνταχθεί σύμφωνα με κάποιες οδηγίες που παρουσιάζονται αναλυτικά πιο κάτω. Από τις απαραίτητες προϋποθέσεις είναι να εμφανίζεται σωστά το όνομα του αποστολέα και φυσικά να υπάρχει θέμα στο ηλεκτρονικό μήνυμα. Η υπηρεσία αποδοχής εγγραφών-αιτημάτων μέσω email βρίσκεται ήδη σε εφαρμογή.
Οδηγίες προς τους εκπαιδευτικούς, γονείς και μαθητές
Το Υπουργείο Παιδείας έχει προχωρήσει και στην έκδοση αναλυτικών οδηγιών προς τους πολίτες που επιθυμούν να αποστείλουν τα αιτήματά τους μέσω του ηλεκτρονικού τους ταχυδρομείου. Αυτές είναι οι ακόλουθες:
Ο αποστολέας δημιουργεί μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με τις ακόλουθες προδιαγραφές:
- Πρέπει να υπάρχει θέμα στο ηλεκτρονικό μήνυμα που αποστέλλεται. Το θέμα του ηλεκτρονικού μηνύματος θα πρέπει να είναι ταυτόσημο με εκείνο του προς πρωτοκόλληση εγγράφου. Προσοχή: Τα ηλεκτρονικά μηνύματα χωρίς θέμα θα αγνοούνται.
- Όλα τα αρχεία που συνοδεύουν το προς πρωτοκόλληση έγγραφο πρέπει να είναι σε ψηφιακή μορφή και να επισυνάπτονται στο ηλεκτρονικό μήνυμα. Αν κάτι τέτοιο δεν ισχύει ή δεν είναι δυνατόν, τότε θα πρέπει να γίνει χρήση του συμβατικού τρόπου πρωτοκόλλησης, και όχι του ηλεκτρονικού.
- Στο σώμα του ηλεκτρονικού μηνύματος να αναφέρεται ρητά το κύριο έγγραφο προς πρωτοκόλληση, και μια σύντομη περιγραφή των συνοδευτικών αρχείων. Επίσης, αν είναι γνωστή η Διεύθυνση ή/και ο υπεύθυνος παραλαβής του συγκεκριμένου εγγράφου, να αναγράφεται στο σώμα του μηνύματος.
- Πρέπει να έχει ρυθμιστεί κατάλληλα ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του αποστολέα, ώστε να εμφανίζεται σωστά το ονοματεπώνυμό του ή η επωνυμία του φορέα που εκπροσωπεί. Ηλεκτρονικά μηνύματα στα οποία η επωνυμία του αποστολέα δεν εμφανίζεται σωστά δεν θα πρωτοκολλούνται.
2. Το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δημιουργήθηκε στο προηγούμενο βήμα, αποστέλλεται στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του γραφείου εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ. : [email protected]
3. Το γραφείο εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ., αφού λάβει το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, θα προβεί στις κατάλληλες ενέργειες και θα αποστείλει στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ενδιαφερόμενου το αποδεικτικό πρωτοκόλλησης του εγγράφου
Σημειώσεις:
Πραγματοποιείται μία πρωτοκόλληση ανά μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που δέχεται η ηλεκτρονική θυρίδα του γραφείου εισερχομένων του Κεντρικού Πρωτοκόλλου του Υ.ΠΑΙ.Θ.. Επομένως, ο αποστολέας πρέπει να στέλνει ξεχωριστό μήνυμα, ακολουθώντας την ίδια διαδικασία, για κάθε έγγραφο που επιθυμεί να πρωτοκολλήσει. Ο ηλεκτρονικός τρόπος πρωτοκόλλησης εγγράφων θεωρείται ισότιμος του συμβατικού. Επομένως, ο ενδιαφερόμενος πρέπει για κάθε έγγραφο να επιλέξει έναν και μόνο τρόπο πρωτοκόλλησης.
Κανόνες και όροι χρήσης της υπηρεσίας
Οι χρήστες της υπηρεσίας ηλεκτρονικής πρωτοκόλλησης έχουν την υποχρέωση να την χρησιμοποιούν σύμφωνα με τους παρακάτω όρους και κανόνες:
1. Απαγορεύεται η αποστολή ηλεκτρονικών μηνυμάτων με περιεχόμενο που μπορεί να χαρακτηριστεί παράνομο βάση της ισχύουσας Ελληνικής και Ευρωπαϊκής νομοθεσίας. Επίσης, το περιεχόμενο των μηνυμάτων δεν επιτρέπεται να προσβάλει, να απειλεί, να δυσφημεί και γενικότερα να παρενοχλεί τρίτους.
2. Απαγορεύεται η αποστολή μηνυμάτων που περιέχουν ιούς υπολογιστών ή οποιαδήποτε μορφής αρχεία που μπορούν να δημιουργήσουν πρόβλημα στο λογισμικό ή/και το υλικό των ηλεκτρονικών υπολογιστών.
3. Απαγορεύεται η μαζική αποστολή μηνυμάτων καθώς μπορεί να προκαλέσει δυσλειτουργίες σε υπηρεσίες και δικτυακές συσκευές.
4. Απαγορεύεται η με οποιονδήποτε τρόπο παραποίηση των αναγνωριστικών στοιχείων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων που προσδιορίζουν τον αποστολέα του μηνύματος.
5. Το Υ.ΠΑΙ.Θ. διατηρεί το δικαίωμα να εφαρμόζει στατιστική επεξεργασία των στοιχείων των ηλεκτρονικών μηνυμάτων για λόγους ελέγχου και ασφάλειας.
6. Το Υ.ΠΑΙ.Θ. διατηρεί το δικαίωμα να διακόψει προσωρινά ή και μόνιμα την πρόσβαση στην υπηρεσία συγκεκριμένων λογαριασμών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ειδικά σε περιπτώσεις που δεν τηρούνται οι προαναφερόμενοι κανόνες χρήσης της, χωρίς προειδοποίηση του χρήστη του λογαριασμού.
Η χρήση της υπηρεσίας συνεπάγεται την ανεπιφύλακτη αποδοχή, από το χρήστη, των παραπάνω κανόνων και όρων χρήσης της.
Καλόγηρος Βασίλειος
