Με έγγραφό του το Υπουργείο Παιδείας ενημερώνει για τη λειτουργία, συντήρηση και υποστήριξη του ασύρματου συστήματος μετάδοσης δεδομένων (VBI). Μεταξύ των άλλων επισημαίνεται ότι ιδιαίτερη προσοχή πρέπει να δοθεί στο θέμα της φύλαξης των κλειδιών USB, αφού τυχόν απώλειά τους θα δημιουργήσει προβλήματα στη διεξαγωγή των εξετάσεων. Η ευθύνη φύλαξής τους ανατίθεται στους Διευθυντές των σχολικών μονάδων, καθώς και στους Διευθυντές των Διευθύνσεων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης και των Περιφερειακών Διευθύνσεων Εκπαίδευσης. αντίστοιχα.
Πιο αναλυτικά στο έγγραφο που αναρτήθηκε από τη Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης Χανίων αναφέρονται τα εξής:
Α) Λειτουργία του συστήματος VBI καθ’ όλη την διάρκεια του σχολικού έτους.
Υπενθυμίζεται ότι το σύστημα μετάδοσης δεδομένων VBI πρέπει να λειτουργεί σε
καθημερινή βάση και για όλο το ωράριο λειτουργίας της αντίστοιχης υπηρεσίας (Σχολείο, Διεύθυνση) έτσι ώστε, αφενός να είναι δυνατή ανά πάσα στιγμή η λήψη διοικητικών εγγράφων και αφετέρου να γίνονται αντιληπτές αμέσως οι τυχόν βλάβες και να επιδιορθώνονται το συντομότερο δυνατό.
Σημειώνεται ότι μετά το πέρας του ωραρίου, το σύστημα VBI θα πρέπει να κλείνει.
Οι Διευθυντές των Διευθύνσεων και οι Διευθυντές των Σχολείων πρέπει να επιληφθούν προσωπικά του ζητήματος της καθημερινής λειτουργίας του συστήματος VBI, ώστε να μην παρατηρείται το φαινόμενο εκπαιδευτικές μονάδες να μη λαμβάνουν έγγραφα, παρά το ότι το σύστημά τους δεν έχει υποστεί καμία βλάβη.
Απαιτείται, επίσης, να χρησιμοποιείται σε τακτά χρονικά διαστήματα ο εναλλακτικός τρόπος λήψης δεδομένων (μέσω modem), ώστε να διαπιστώνεται ότι λειτουργεί ομαλά και αυτός. Ο έλεγχος λειτουργίας του εναλλακτικού τρόπου λήψης δεδομένων γίνεται απλώς με τη χρήση (δηλαδή τη σύνδεση με modem και τη λήψη αρχείων).
Επισημαίνεται ότι τα εκπεμπόμενα με τον κύριο τρόπο (τηλεοπτικό σήμα) αρχεία θα είναι διαθέσιμα για λήψη και με τον εναλλακτικό τρόπο, ακριβώς για να διευκολύνεται ο έλεγχος λειτουργίας του.
Β) Συντήρηση – Υποστήριξη λειτουργίας του συστήματος VBI.
Υπενθυμίζεται ότι όλες οι συσκευές που αποτελούν το σύστημα λήψης δεδομένων VBI1 καλύπτονται από εγγύηση που ισχύει καθ’ όλη τη διάρκεια του έτους. Την εγγύηση αυτή την παρέχει η εταιρεία ALTEC. Ως εκ τούτου, πρέπει να αποφεύγονται οι επιδιορθώσεις - βελτιώσεις στο σύστημα από εκπαιδευτικό ή ιδιώτη τεχνικό, διότι οι επεμβάσεις τρίτων ενδεχομένως θα θέσουν το συγκεκριμένο μηχάνημα εκτός εγγύησης.
Σε κάθε περίπτωση, πριν από επέμβαση για την επιδιόρθωση βλαβών, να προηγείται επικοινωνία με το Γραφείο Υποστήριξης (Help Desk) της εταιρείας ALTEC (τηλ. : 210-68.72.800).
Αν το πρόβλημα δεν είναι δυνατόν να επιλυθεί μέσω τηλεφωνικών οδηγιών, ακολουθεί επί τόπου επίσκεψη εξουσιοδοτημένου εκπροσώπου μέσα στις χρονικές προθεσμίες που αναφέρονται στη σύμβαση συντήρησης. Σημειώνουμε ότι για προβλήματα που το Γραφείο Υποστήριξης της εταιρείας ALTEC εκτιμά ότι αφορούν στον αποκωδικοποιητή MEDIACAST Ε1 ή τα κλειδιά USB, το Γραφείο Υποστήριξης (Help Desk) της εταιρείας ALTEC μπορεί να ζητήσει από την εκπαιδευτική μονάδα να έρθει σε επικοινωνία απευθείας με την εταιρεία Unisystems (τηλ. : 211-999.7626) ή, εάν τα τυχόν προβλήματα αφορούν τον εναλλακτικό τρόπο μετάδοσης, το κέντρο υποστήριξης εναλλακτικού τρόπου του Υ.ΠΟ.ΠΑΙ.Θ. (τηλ. : 210-32.33.169, 210-34.42.016, 210 34.42.639).
Τονίζεται και πάλι ότι οι αποκωδικοποιητές MEDIACAST Ε1 και το κλειδί αποκρυπτογράφησης USB δεν επιτρέπεται να απομακρύνονται από την εκπαιδευτική μονάδα, παρά μόνο αφού έχει ενημερωθεί (αρχικά τηλεφωνικά και στη συνέχεια εγγράφως) η Υπηρεσία μας, και μόνο για αντικατάστασή τους λόγω βλάβης. (Τα κατεστραμμένα κλειδιά και οι αποκωδικοποιητές επιστρέφονται και σε καμία περίπτωση δεν πρέπει να πετιούνται).
Πιο συγκεκριμένα στην περίπτωση αλλαγής του αποκωδικοποιητή MEDIACAST Ε1, επισημαίνεται ότι πρέπει να τηρείται η ακόλουθη διαδικασία:
1) Άμεση ενημέρωση της Υπηρεσίας με αποστολή εγγράφου προς την αρμόδια Διεύθυνση Δ.Ε., η οποία με τη σειρά της θα το κοινοποιεί στην Υπηρεσία μας και στη Δ/νση Ηλεκτρονικών και Δικτυακών Υποδομών, Τμήμα Πρωτοκόλλου, Αρχείων & Μέριμνας.
2) Στο έγγραφο, μεταξύ άλλων, θα αναφέρονται τόσο ο σειριακός αριθμός και η ταυτότητα του νέου αποκωδικοποιητή MEDIACAST Ε1 όσο και του προηγούμενου, καθώς και ο αριθμός της τηλεφωνικής σύνδεσης του modem.
Ιδιαίτερη προσοχή να δοθεί στο θέμα της φύλαξης των κλειδιών USB, αφού τυχόν απώλειά τους θα δημιουργήσει προβλήματα στη διεξαγωγή των εξετάσεων. Η ευθύνη φύλαξής τους ανατίθεται στους Διευθυντές των σχολικών μονάδων, καθώς και στους Διευθυντές των Διευθύνσεων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης και των Περιφερειακών Διευθύνσεων Εκπαίδευσης. αντίστοιχα.
Σε περιόδους που δε διεξάγονται εξετάσεις τα κλειδιά USB πρέπει να αφαιρούνται από τον Η/Υ και να φυλάσσονται από τους υπεύθυνους Διευθυντές.
Γ) Οδηγίες για τη λήψη της υπηρεσίας EdCast
H υπηρεσία EdCast διατίθεται μέσω της Δημόσιας Τηλεόρασης (κανάλι Ν1 της ΝΕΡΙΤ) όπως περιγράφεται στο ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Β της παρούσας εγκυκλίου. Για να επανασυντονίσετε το σύστημα VBI ακολουθήστε τις αναλυτικές οδηγίες του ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ Β, που μπορείτε επίσης να βρείτε και στον εξής σύνδεσμο: www.unisystems.gr/download/exams.pdf. Για το συγκεκριμένο θέμα θα είναι διαθέσιμη η τεχνική υποστήριξη της Uni-Systems στο τηλέφωνο 211-999.76.26, όπως αναφέρεται και στο τέλος του ΠΑΡΑΡΤΗΜΑΤΟΣ Β.
Επισημαίνεται ότι στη λήξη του ωραρίου μαζί με το σύστημα VBI πρέπει να απενεργοποιείτε και τον ψηφιακό αποκωδικοποιητή Mpeg4 ή Mpeg2 (σε περίπτωση που δεν υπάρχει κουμπί απενεργοποίησης (on-off) πρέπει να βγαίνει από την πρίζα).
Δ) Φύλαξη μηχανημάτων συστήματος VBI συγχωνευθέντων ή καταργηθέντων σχολείων.
Σε περίπτωση κατάργησης ή συγχώνευσης μιας σχολικής μονάδας εξοπλισμένης με σύστημα VBI (Γενικό Λύκειο, ΕΠΑ.Λ., Γυμνάσιο με Λυκειακές τάξεις), τα μηχανήματα που αποτελούν το σύστημα, καθώς και τα κλειδιά USB πρέπει να παραδίδονται στη Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, στην οποία ανήκε η σχολική αυτή μονάδα. Οι Διευθυντές των Διευθύνσεων Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης είναι υπεύθυνοι για την προσωρινή φύλαξή τους και οφείλουν να ενημερώνουν αμέσως την Υπηρεσία μας για την παραλαβή τους.
Τα μηχανήματα φυλάσσονται με ευθύνη της αρμόδιας Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, ώστε να μπορούν να διατεθούν - μετά από σχετική εντολή της Υπηρεσίας μας - σε νεοϊδρυθέντα Σχολεία της περιοχής.
Ε) Πρωτόκολλα Παράδοσης - Παραλαβής
Υπενθυμίζεται ότι, όταν αλλάζει ο Διευθυντής του σχολείου ή της Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης, καθώς και στην περίπτωση κατάργησης ή συγχώνευσης σχολικής μονάδας, πρέπει να γίνεται παράδοση – παραλαβή του συστήματος VBI. Το πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής θα συμπληρώνεται σε τρία αντίγραφα, ώστε να κρατούν από ένα οι δύο ενδιαφερόμενοι (ο απερχόμενος Διευθυντής της σχολικής μονάδας προς τον νέο ή προς τον Διευθυντή της Διεύθυνσης Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης) και ένα να αποστέλλεται στην Κεντρική Υπηρεσία του Υπουργείου Πολιτισμού, Παιδείας και Θρησκευμάτων.
Πρέπει να τονιστεί ότι η απώλεια του συστήματος VBI (ολόκληρου ή τμήματός του) σε καμιά περίπτωση δε δικαιολογείται και επισύρει διοικητικές και άλλες κυρώσεις. Επισυνάπτεται το σχετικό πρωτόκολλο παράδοσης – παραλαβής, καθώς και αναλυτική περιγραφή του εξοπλισμού που απαρτίζει το σύστημα VBI (ΠΑΡΑΡΤΗΜΑ Α).
ΣΤ) Η απαρέγκλιτη εφαρμογή των παραπάνω μέτρων από όλες τις εκπαιδευτικές μονάδες είναι επιβεβλημένη και στοχεύει στο να λειτουργεί το σύστημα ομαλά καθ’ όλη τη διάρκεια του σχολικού έτους για τη μετάδοση διοικητικών εγγράφων, ενώ συγχρόνως διασφαλίζει την έγκαιρη αντιμετώπιση δυσλειτουργιών ή βλαβών με αποτέλεσμα να μη συσσωρεύονται αυτές στο τέλος της χρονιάς - ακριβώς πριν την περίοδο των πανελληνίων εξετάσεων.
