Ο Γενικός Γραμματέας της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής χορηγεί τη Σφραγίδα της Χάγης (APOSTILLE) σε διοικητικά έγγραφα των δημοσίων πολιτικών υπηρεσιών του Νομού ή της Περιφέρειας.Με την κύρωση της Σύμβασης της Χάγης, καταργείται η υποχρέωση διπλωματικής ή προξενικής επικύρωσης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων.Η Σύμβαση εφαρμόζεται στα δημόσια έγγραφα που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός συμβαλλόμενου Κράτους και πρέπει να προσαχθούν στο έδαφος άλλου συμβαλλόμενου Κράτους.
Κατά την έννοια της παρούσας Συμβάσεως της Χαγης (άρθρο 1) ως δημόσια έγγραφα θεωρούνται:
α) τα έγγραφα που προέρχονται από αρχή ή δημόσιο υπάλληλο δικαιοδοτικού οργάνου του Κράτους, συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων που προέρχονται από την εισαγγελική αρχή, δικαστικό γραμματέα ή δικαστικό επιμελητή,
β) τα διοικητικά έγγραφα,
γ) τα συμβολαιογραφικά έγγραφα,
δ) οι επίσημες βεβαιώσεις, όπως βεβαιώσεις καταχωρίσεως, θεωρήσεις για βέβαιη χρονολογία και επικυρώσεις υπογραφής που τίθενται σε ιδιωτικό έγγραφο.
Η Σύμβαση της Χάγης όμως δεν εφαρμόζεται:
α) στα έγγραφα που εκδόθηκαν από διπλωματικούς ή προξενικούς πράκτορες,
β) στα διοικητικά έγγραφα που σχετίζονται άμεσα με εμπορική ή τελωνειακή πράξη.
Σε τί χρησιμεύει όμως η Σφραγίδα της Χάγης (Apostille) ;
Με την επίθεση της Σφραγίδας της Χάγης (Apostille) σύμφωνα με το άρθρο 2 της Σύμβασης βεβαιώνεται η γνησιότητα της υπογραφής και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και, ενδεχομένως η ταυτότητα της σφραγίδας ή του επισήματος που φέρει το έγγραφο.
Η επισημείωση τίθεται στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόσθεμα και οι σχετικές ενδείξεις που φέρει κάθε επισημείωση (ο αύξων αριθμός, η ημερομηνία επισημείωσης, το όνομα του υπογράφοντος το δημόσιο έγγραφο και η ιδιότητα με την οποία ενήργησε) καταχωρούνται σε βιβλίο ή ευρετήριο το οποίο οφείλει να τηρεί κάθε αρχή που ορίζεται αρμόδια να χορηγεί την επισημείωση.
Ποιός είναι αρμόδιος για τη χορήγησης του Apostille ;
Κάθε Κράτος ορίζει τις αρχές στις οποίες παρέχεται η αρμοδιότητα να χορηγούν την επισημείωση ( Apostille ) της Σύμβασης της Χάγης. Έχουν εξουσιοδοτηθεί αρμόδιοι υπάλληλοι για τη χορήγηση της σφραγίδας της Χάγης σε ΚΑΘΕ ΝΟΜΟ, πράγμα που σημαίνει ότι σε όλα τα έγγραφα η Apostille χορηγείται ΜΟΝΟΝ ΑΠΟ ΤΗΝ ΑΡΜΟΔΙΑ, ΕΞΟΥΣΙΟΔΟΤΗΜΕΝΗ ΑΡΧΗ ΤΟΥ ΝΟΜΟΥ ΜΕΣΑ ΣΤΑ ΟΡΙΑ ΤΟΥ ΟΠΟΙΟΥ ΕΧΟΥΝ ΕΚΔΟΘΕΙ.
Αρμόδιες Διευθύνσεις της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής για την χορήγηση της επισημείωσης της Σύμβασης της Χάγης
Ενδεικτικά επισημαίνουμε ότι:
Η Σφραγίδα της Χάγης για τις υπηρεσίες χωρικής αρμοδιότητας του Κεντρικού Τομέα χορηγείται από τη Δ/νση Διοίκησης της Αποκεντρωμένης Διοίκησης Αττικής.
Η Σφραγίδα της Χάγης για τις υπηρεσίες χωρικής αρμοδιότητας της περιφερειακής ενότητας Ανατολικής Αττικής αρμόδια υπηρεσία είναι η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης Ανατολικής Αττικής .
Η Σφραγίδα της Χάγης για τις υπηρεσίες χωρικής αρμοδιότητας περιφερειακής ενότητας Πειραιώς, Νήσων και Δυτικής Αττικής αρμόδια υπηρεσία είναι η Διεύθυνση Αστικής Κατάστασης Δυτικής Αττικής και Πειραιά
Για υπηρεσίες χωρικής αρμοδιότητος εκτός Νομού Αττικής θα πρέπει να επικοινωνείτε με τις κατά τόπους αρμόδιες αποκεντρωμένες ή περιφερειακές διευθύνσεις.
ΠΡΟΣΟΧΗ!
Η σφραγίδα Χάγης δε χορηγείται σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω FAX ούτε σε έγγραφα που έχουν ληφθεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και εν συνεχεία έχουν εκτυπωθεί και
Βασικός κανόνας :
Η Σφραγίδα της Χάγης προηγείται της μετάφρασης
Στην Ελλάδα, αρμόδιες αρχές για τη χορήγηση της επισημείωσης, ορίζονται ο Νομάρχης για όλα τα έγγραφα της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης και ο Γενικός Γραμματέας της Περιφέρειας για τα έγγραφα των δημόσιων πολιτικών υπηρεσιών του Νομού ή της Νομαρχίας που δεν περιέρχονται στην αρμοδιότητα της Νομαρχιακής Αυτοδιοίκησης, για τα έγγραφα των νομικών προσώπων του δημοσίου δικαίου ( Ν.Π.Δ.Δ. ) που εδρεύουν στην Περιφέρεια, καθώς και για τα έγγραφα των οργανισμών τοπικής αυτοδιοίκησης πρώτου βαθμού και των ληξιαρχείων που επίσης έχουν την έδρα τους στην Περιφέρεια.
Για τη χορήγηση της Σφραγίδας της Χάγης ενδεικτικά επισημαίνουμε στις ακόλουθες περιπτώσεις εγγράφων ότι χρειάζεται να προηγηθούν επικυρώσεις από κάποιες ενδιάμεσες αρχές:
- Ταυτότητες και διαβατήρια: θεώρηση από τη ΓΕΝΙΚΗ ΑΣΤΥΝΟΜΙΚΗ ΔΙΕΥΘΥΝΣΗ
- Εφοριακά έγγραφα: πρέπει να έχουν εκδοθεί είτε πρωτότυπα, είτε να έχουν γίνει ακριβή αντίγραφα, από Δ.Ο.Υ.
- Έγγραφα Α/Βαθμιας και Β/Βαθμιας Εκπαίδευσης (απολυτήρια σχολείων, βεβαιώσεις, έλεγχοι, κ.λ.π.): πρέπει πρώτα να επικυρωθούν από Προϊσταμένους ή Διευθυντές των Διευθύνσεων Α/Βαθμιας και Β/Βαθμιας εκπαίδευσης ως προς το γνήσιο της υπογραφής του Διευθυντή του σχολείου που τα έχει υπογράψει.
- Έγγραφα του Πανεπιστημίου: πρέπει να φέρουν υπογραφή του Προέδρου του εκάστοτε τμήματος ή σχολής
- Έγγραφα δημόσιων νοσοκομείων: πρέπει να φέρουν θεώρηση γνησίου υπογραφής των γιατρών που τα έχουν υπογράψει, από εξουσιοδοτημένο διοικητικό υπάλληλο του νοσοκομείου.
- Αντίγραφα ποινικών μητρώων, συμβολαιογραφικά έγγραφα: σε αυτά η σφραγίδα Χάγης χορηγείται από το Πρωτοδικείο του νομού απ' τον οποίο έχουν εκδοθεί, γιατί είναι δικαστικής φύσεως έγγραφα
- Έγγραφα εταιρειών: αρμόδιες για τη χορήγηση της Apostille είναι οι αρχές όπου έχουν την έδρα τους οι εταιρείες
- Έγγραφα εταιρειών εσωτερικού: οι ενδιαφερόμενοι (που υπογράφουν τα εταιρικά έγγραφα) θα πρέπει να απευθύνονται στις υπηρεσίες που είναι καταχωρημένες οι εταιρείες (Επιμελητήρια), οι οποίες έχουν στη διάθεσή τους όλα τα νομιμοποιητικά στοιχεία των εταιρειών, για να τους χορηγήσουν θεώρηση γνησίου υπογραφής και βεβαίωση της ιδιότητάς τους
- Έγγραφα εταιρειών εξωτερικού: δεν χορηγείται η σφραγίδα της Χάγης από ελληνικές διοικητικές αρχές στα έγγραφα ελληνικών εταιρειών που έχουν έδρα στο εξωτερικό, καθόσον τα νομιμοποιητικά τους στοιχεία δεν είναι δυνατόν να ελεγχθούν από αυτές. Οι ενδιαφερόμενοι μπορούν να απευθύνονται σε συμβολαιογράφο, οπότε μετά να τίθεται στα συμβολαιογραφικά έγγραφα, ως δικαστικής φύσεως έγγραφα, η σφραγίδα της Χάγης από το οικείο Πρωτοδικείο της περιφέρειας όπου εδρεύει η εκδούσα αρχή. Επίσης, το Apostille μπορεί να χορηγηθεί σε υπεύθυνη δήλωση του ενδιαφερομένου που θα αναφέρεται στο συγκεκριμένο ιδιωτικό εταιρικό έγγραφο, το οποίο θα προσκομισθεί στη χώρα που έχει έδρα η εταιρεία.Την υπεύθυνη δήλωση θα πρέπει να υπογράφουν οι ενδιαφερόμενοι χωρίς την επίθεση σφραγίδας της εταιρείας τους, ως φυσικά πρόσωπα. Άλλως, δεν μπορεί να χορηγηθεί η σφραγίδα Χάγης στην υπεύθυνη δήλωση. Εάν είναι όλο το έγγραφο ξενόγλωσσο, η υπηρεσία έχει δικαίωμα να ζητήσει προσκόμιση μετάφρασής του από το Υπουργείο Εξωτερικών ή από δικηγόρο, για να φαίνεται ποια είναι η αρμόδια για την επισημείωση αρχή
Για επίσημη μετάφραση σε έγγραφα προς χώρες εκτός Σύμβασης της Χάγης (π.χ ληξιαρχικές πράξεις, πιστοποιητικά πλησιεστέρων συγγενών), πρώτα επικυρώνονται από το Υπουργείο Εσωτερικών κι έπειτα από το Υπουργείο Εξωτερικών.
Το Υπουργείο Εσωτερικών σχετικά με τη νόμιμη επικύρωση ξενόγλωσσων πιστοποιητικών, ορίζει τα εξής :
Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, φέρουν την επισημείωση της Σύμβασης της Χάγης (apostille) από την αρμόδια αλλοδαπή αρχή επί του πρωτοτύπου ξενόγλωσσου εγγράφου και όχι σε μεταφράσεις αυτών.
• Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που έχουν μεν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης αλλά η χώρα μας έχει εγείρει αντιρρήσεις για την προσχώρησή τους π.χ. Αλβανία, Γεωργία, φέρουν επικύρωση των Ελληνικών προξενικών αρχών στην αλλοδαπή, ως προς το γνήσιο της υπογραφής του αλλοδαπού οργάνου. Η επικύρωση γίνεται στο πρωτότυπο και όχι σε φωτοτυπία.
• Πιστοποιητικά που εκδίδονται στις χώρες που δεν έχουν προσχωρήσει στη Σύμβαση της Χάγης, φέρουν επικύρωση των Ελληνικών προξενικών αρχών στην αλλοδαπή ή του Ελληνικού Υπουργείου Εξωτερικών, ως προς το γνήσιο της υπογραφής του αλλοδαπού οργάνου. Η επικύρωση και σε αυτή την περίπτωση γίνεται στο πρωτότυπο και όχι σε φωτοτυπία.
Ο κατάλογος των χωρών, που είναι συμβαλλόμενες στην Σύμβαση της Χάγης του 1961 (που καταργεί την υποχρέωση προξενικής επικύρωσης των αλλοδαπών δημοσίων εγγράφων) και επομένως, τα δημόσια έγγραφα που εκδίδονται στο έδαφός τους χρήζουν την επισημείωση apostille για να χρησιμοποιηθούν σε Αρχές άλλης συμβαλλόμενης χώρας, μπορεί να αναζητηθεί στην επίσημη ιστοσελίδα των Συμβάσεων της Χάγης ήτοι www.hcch.net.
Πιο αναλυτικά:
Ο ΚΑΤΑΛΟΓΟΣ ΧΩΡΩΝ ΣΥΜΒΑΣΗΣ ΧΑΓΗΣ
ΑΓ. ΒΙΚΕΝΤΙΟΣ & ΓΡΕΝΑΔΙΝΕΣ ΛΟΥΞΕΜΒΟΥΡΓΟ
ΑΓ. ΜΑΡΙΝΟΣ ΜΑΛΑΟΥΙ
ΑΓ. ΜΑΥΡΙΚΙΟΣ ΜΑΛΤΑ
ΑΖΕΡΜΠΑΪΤΖΑΝ ΜΑΥΡΟΒΟΥΝΙΟ
ΑΝΔΟΡΑ ΜΕΞΙΚΟ
ΑΝΤΙΓΚΟΥΑ & ΜΠΑΡΜΠΟΥΝΤΑ ΜΟΛΔΑΒΙΑ
ΑΡΓΕΝΤΙΝΗ ΜΟΝΑΚΟ
ΑΡΜΕΝΙΑ ΜΠΑΡΜΠΑΝΤΟΣ
ΑΥΣΤΡΑΛΙΑ ΜΠΑΧΑΜΕΣ
ΑΥΣΤΡΙΑ ΜΠΕΛΙΖ
ΒΑΝΟΥΑΤΟΥ ΜΠΟΤΣΟΥΑΝΑ
ΒΕΛΓΙΟ ΜΠΡΟΥΝΕΪ ΝΤΑΡΟΥΣΑΛΑΜ
ΒΕΝΕΖΟΥΕΛΑ ΝEA ΖΗΛΑΝΔΙΑ
ΒΟΣΝΙΑ-ΕΡΖΕΓΟΒΙΝΗ ΝΑΜΙΜΠΙΑ
ΒΟΥΛΓΑΡΙΑ ΝΗΣΙΑ ΚΟΥΚ
ΓΑΛΛΙΑ ΝΗΣΙΑ ΜΑΡΣΑΛ
ΓΕΡΜΑΝΙΑ ΝΙΟΥΕ
ΓΡΕΝΑΔΑ ΝΟΡΒΗΓΙΑ
ΔΑΝΙΑ ΝΟΤΙΟΣ ΑΦΡΙΚΗ
ΔΟΜΙΝΙΚΑ ΟΛΛΑΝΔΙΑ
ΔΟΜΙΝΙΚΑΝΗ ΔΗΜΟΚΡΑΤΙΑ ΟΜΑΝ
ΕΛ ΣΑΛΒΑΝΤΟΡ ΟΝΔΟΥΡΑ
ΕΛΒΕΤΙΑ ΟΥΓΓΑΡΙΑ
ΕΛΛΑΔΑ ΟΥΚΡΑΝΙΑ
ΕΣΘΟΝΙΑ ΠΑΝΑΜΑΣ
Η.Π.Α ΠΟΛΩΝΙΑ
ΗΝΩΜΕΝΟ ΒΑΣΙΛΕΙΟ ΠΟΡΤΟΓΑΛΙΑ
ΙΑΠΩΝΙΑ ΠΡΑΣΙΝΟ ΑΚΡΩΤΗΡΙ
ΙΡΛΑΝΔΙΑ ΡΟΥΜΑΝΙΑ
ΙΣΗΜΕΡΙΝΟΣ (ΕΚΟΥΑΔΟΡ) ΡΩΣΙΑ
ΙΣΛΑΝΔΙΑ ΣΑΙΝΤ ΚΙΤΣ & ΝΙΒΕΙΣ
ΙΣΠΑΝΙΑ ΣΑΙΝΤ ΛΟΥΤΣΙΑ
ΙΣΡΑΗΛ ΣΑΜΟΑ
ΙΤΑΛΙΑ ΣΑΟ ΤΟΜΕ Ε ΠΡΙΝΣΙΠΕ
ΚΑΖΑΚΣΤΑΝ ΣΕΡΒΙΑ & ΜΑΥΡΟΒΟΥΝΙΟ
ΚΙΝΑ-ΜΑΚΑΟ ΣΕΫΧΕΛΛΕΣ
ΙΝΔΙΑ ΣΚΟΠΙΑ (F.Y.R.O.M.)
ΚΙΝΑ-ΧΟΝΓΚ ΚΟΝΓΚ ΣΛΟΒΑΚΙΑ
ΚΟΛΟΜΒΙΑ ΣΛΟΒΕΝΙΑ
ΚΟΡΕΑ ΣΟΥΑΖΙΛΑΝΔΗ
ΚΟΣΤΑ ΡΙΚΑ ΣΟΥΗΔΙΑ
ΚΡΟΑΤΙΑ ΣΟΥΡΙΝΑΜ
ΚΥΠΡΟΣ ΤΟΓΚΑ
ΛΕΖΟΘΟ ΤΟΥΡΚΙΑ
ΛΕΤΟΝΙΑ ΤΡΙΝΙΝΤΑΝΤ & ΤΟΜΠΑΓΚΟ
ΛΕΥΚΟΡΩΣΙΑ ΤΣΕΧΙΑ
ΛΙΒΕΡΙΑ ΦΙΝΛΑΝΔΙΑ
ΛΙΘΟΥΑΝΙΑ ΦΙΤΖΙ
ΛΙΧΤΕΝΣΤΑΪΝ
Χρύσα Τσιώτση
Δικηγόρος
